Mẫu giấy đề nghị thanh toán sử dụng nhằm mục đích gì? Cách viết và điền thông tin như thế nào? Đây là những câu hỏi mà rất nhiều doanh nghiệp đặt ra khi giải quyết và thực hiện các thủ tục tài chính. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp thắc này.
Giấy đề nghị thanh toán là gì?
Mẫu giấy đề nghị thanh toán là đơn phê duyệt của người có thẩm quyền sử dụng để xin xác nhận khoản tài chính đã chi trả. Nói khách khác, mẫu đơn này được sử dụng để làm thủ tục xác nhận tạm ứng các khoản chi và yêu cầu thanh toán.
Trên thực tế, nếu thiếu những mẫu đề nghị thanh toán, doanh nghiệp rất khó quản lý các khoản tài chính. Điều này khiến doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều khó khăn trong việc định hướng và lên kế hoạch phát triển kinh doanh. Thế nên, ngoài việc xác nhận sự minh bạch trong thu, chi, mẫu giấy đề nghị thanh toán còn là cơ sở để doanh nghiệp dự kiến bức tranh tài chính trong tương lai.
Khi nào cần giấy đề nghị thanh toán
Trường hợp khi thực hiện các hoạt động vì mục đích chung của tập thể, phát sinh từ chi phí của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp diễn ra như việc đi công tác, mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm,…thì lúc này, giấy đề nghị thanh toán là công cụ hữu hiệu để người lao động có thể lấy lại các khoản này từ cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.
Giấy đề nghị thanh toán sẽ được dùng trong trường hợp cụ thể như sau:
|
Giấy đề nghị thanh toán cần có những nội dung gì?
Để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, một mẫu giấy đề nghị thanh toán cần phải có đầy đủ những thông tin sau:
- Đơn vị và địa chỉ tiếp nhận.
- Họ tên người đề nghị thanh toán.
- Nội dung thanh toán.
- Số tiền.
- Chữ ký của người đề nghị, kế toán trưởng và người duyệt.
Tùy vào mỗi doanh nghiệp mà bạn lựa chọn đơn đề nghị thanh toán khác nhau. Chẳng hạn, Công ty TNHH An Thành khi thực hiện thu chi cần có sự xác nhận của thủ trưởng đơn vị. Do đó, mục chữ ký trong đơn xin xác nhận thanh toán sẽ thêm vào mục chức vụ này. Nhưng nhìn chung, những thông tin trên là yếu tố cơ bản cần phải có của một đơn đề nghị thanh toán hoàn chỉnh.
>>> Xem thêm: Top 10+ công ty dịch vụ kế toán uy tín nhất TPHCM
Các mẫu giấy đề nghị thanh toán đúng chuẩn
Tùy vào mục đích và khoản thu chi mà bạn sẽ chọn được phiếu đề nghị thanh toán thích hợp. Dưới đây là một số mẫu giấy đề nghị thanh toán phổ biến:
Để chọn được phiếu đề nghị thanh toán thích hợp, bạn có thể dựa trên các hạng mục số tiền thu, chi, chức vụ của người phê duyệt để chọn được loại đơn chứa đầy đủ thông tin nhất.
Hướng dẫn cách viết mẫu giấy đề nghị thanh toán
Chúng ta chỉ cần điền theo mẫu những thông tin cần thiết và phù hợp với nhu cầu của bản thân, cụ thể như sau:
- Ghi rõ họ tên, chức vụ của người có thẩm quyền xét duyệt giấy đề nghị thanh toán như giám đốc, tổng giám đốc.
- Phía bên trái của giấy đề nghị thanh toán thì cần ghi rõ họ tên đơn vị và bộ phận
- Điền đầy đủ thông tin họ tên, chức vụ của người mà đang thực hiện đề nghị thanh toán
- Ghi rõ nôi dung thanh toán là gì?
- Số tiền ( ghi cả bằng số và bằng chữ ) cần phải thanh toán
- Phương thức thanh toán: Chuyển khoản hay tiền mặt. Khi lựa chọn phương thức chuyển khoản thì cần ghi rõ thông tin tài khoản ngân hàng.
- Nguồn kinh phí: Có thể là chi phí quản lý công ty, chi phí quản lý dự án…
- Số lượng chứng từ và ghi rõ từng loại hóa đơn, chứng từ.
✒️Đơn vị và địa chỉ tiếp nhận
✒️Họ tên người đề nghị thanh toán
✒️Nội dung thanh toán
Nội dung thanh toán cần phải được trình bày ngắn, gọn, dễ hiểu. Nếu việc thu chi tài chính khác phức tạp, bạn có thể chọn các mẫu giấy đề nghị thanh toán trình bày rõ những đầu mục liên quan đến các khoản tài chính.
✒️Số tiền
Trách nhiệm khi viết giấy đề nghị thanh toán
Sau khi thu, chi theo nhiệm vụ được giao, người sử dụng khoản tài chính có nghĩa vụ viết đơn đề nghị thanh toán để trình bày rõ các khoản chi phí. Sau đó, phiếu đề nghị thanh toán sẽ được chuyển đến kế toán trưởng và những người có thẩm quyền để xác nhận.
Theo đó, người mua hàng cần ghi rõ nội dung thanh toán bằng cách liệt kê các khoản chi một cách rõ ràng. Nếu nhận thấy mọi khoản chi hợp lý, kế toán trưởng, giám đốc và các bộ phận có thẩm quyền sẽ ký xác nhận.
Thực tế, việc xác nhận thủ tục mất rất nhiều thời gian và liên quan đến rất nhiều đơn vị mua bán. Để việc kiểm tra các khoản chi được diễn ra minh bạch và lên kế hoạch tài chính ổn định, bạn có thể sử dụng dịch vụ đến từ đơn vị kiểm toán uy tín để đảm bảo an toàn.
Như vậy, một mẫu giấy đề nghị thanh toán cần phải có đầy đủ các thông tin như: đơn vị và địa chỉ tiếp nhận, họ tên người đề nghị thanh toán, nội dung và số tiền thanh toán. Theo đó, người đề nghị cần điền đầy đủ những thông tin này để đơn vị kế toán dễ dàng kiểm tra. Để đảm bảo tính minh bạch và tiết kiệm thời gian, bạn có thể liên hệ ngay đến TIM SEN để được tư vấn các dịch vụ kiểm toán một cách chi tiết nhất.
Xem thêm các bài viết khác:
=>> Giá dịch vụ làm báo cáo thuế
