QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ HIỆU QUẢ NHẤT TẠI DOANH NGHIỆP

Làm thế nào để quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả là vấn đề mà các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Để hồ sơ nhân sự không nhầm lẫn với nhau thì cần phải có qui định về việc lưu trữ hồ sơ nhân sự Bởi lẽ công việc này không hề đơn giản và không phải ai cũng có thể làm tốt.

Nếu bạn đang đau đầu vì nghĩ cách quản lý hồ sơ nhân viên sao cho hiệu quả thì hãy xem ngay bài viết sau

 

Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự như thế nào?

  • Hồ sơ nhân sự được hiểu chính là nơi để lưu trữ các thông tin về cá nhân người lao động như: Sơ yếu lý lịch, hợp đồng, tiền lương, bảng lương, bảo hiểm..theo đó hồ sơ nhân sự chính là đối tượng quản lý của việc qui định lưu trữ hồ sơ.
  • Có rất nhiều loại hồ sơ cũng như giấy tờ liên quan đến nhân sự và doanh nghiệp. Cũng có rất nhiều loại giấy tờ, hồ sơ nhân sự có thể lưu trữ trong thời gian ngắn, nhưng cũng có loại cần lưu trữ vĩnh viễn.
  • Tùy vào qui mô hoạt động cũng như tính chất của mỗi loại hồ sơ, chắc chắn hồ sơ nhân sự mỗi công ty không giống nhau, nên mỗi công ty sẽ phân loại nhiều hồ sơ khác nhau để lưu trữ.
  • Hồ sơ nhân sự của một người lao động sẽ được lưu trữ trong quá trình làm việc tại công ty và hồ sơ đó gắn liền với qui trình hoạt động của công ty.
  • Quá trình lưu trữ, quản lý hồ sơ cần đảm bảo những thông tin cần có của nhân sự như:
  • Sơ yếu lý lịch, thông tin cá nhân của người lao động
  • Những thông tin liên quan đến quá trình làm việc tại công ty như: ngày chính thức vào làm, ngày được thăng chức, chức vụ và công việc hiện tại
  • Hợp đồng lao động và những chế độ người lao động được hưởng
  • Những thông tin liên quan đến quá trình làm việc như: Ngày nghỉ, ngày nghỉ ốm, hồ sơ, chế độ hưởng quyền lợi BHXH..
  • Những thông tin, quy định về kỷ luật
  • Thông tin liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động giữa chủ lao động và người lao động.

 

Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự  hiệu quả ?

  • Chọn tủ hồ sơ hành chính văn phòng:

Với lượng hồ sơ, giấy tờ lớn, đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ, đến một thời điểm, mọi việc sẽ ngoài tầm kiểm soát của bạn. Nên:

+ Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn: Hãy dùng những tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).

+ Dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ, nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.

  • Phân loại hồ sơ:

Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:

+ Phân loại theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề, ví dụ như: Báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…

+ Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm, ví dụ như: Cụm quý 1, 2, 3, 4…

+ Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm, ví dụ như: Nhóm quý 1, 2, 3, 4…

  • Sắp xếp hồ sơ:

Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau:

+ Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.

+ Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: Thiệp mời – thống kê – thư từ – tiếp thị.

+ Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ. Ví dụ:

– Hồ sơ bình thường, hồ sơ mật, hồ sơ tối mật…

– Hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm, hồ sơ đã giải quyết xong…

  • Lập danh mục hồ sơ:

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

+ Tạo một danh mục cụ thể, chính xác: Sau khi đã chọn cách sắp xếp, chúng ta tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Nên đưa vào máy vi tính, tạo cây thư mục, với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu chúng ta có thể xem nhanh nhờ cây thư mục trên máy vi tính

+ Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên.

Khi đã đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như vậy, lúc cần xem xét lại, có thể biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới.

  • Lưu trữ hồ sơ:

Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần có thể truy cập nhanh chóng, thuận tiện. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này, có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

+ Dùng bút đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.

+ Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm.

+ Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin, đánh số để lưu trữ hồ sơ.

+ Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.

 

Trong bất kỳ lúc nào, nếu bạn đang có bất cứ thắc mắc nào liên quan thành lập công ty trọn gói, dịch vụ kế toán thuế tại TP.HCM, dịch vụ hoàn thuế giá trị gia tăng, dịch vụ báo cáo thuế cuối năm tại TPHCM và các vấn đề khác có liên quan bạn có thể liên hệ tới TIM SEN thông qua tổng đài 028.71 069 069 – 0903 016 246 (24/7) để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí!

 

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ :

CÔNG TY TNHH TIM SEN

 Địa chỉ : Tòa nhà Hoàng Anh Safomec, Số 7/1 Thành Thái, Phường 14, Quận 10, Tp.HCM, Việt Nam.

 Điện thoại: (028) 71 069 069 – Hotline : 0903 016 246

 Email : info@timsen.vn