Cách xử lý hóa đơn viết sai số tiền | Chi tiết từng trường hợp

Viết biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền như thế nào? Cách xử lý nhanh chóng khi viết sai tiền thuế, đơn giá? Đây là vấn đề cũng như câu hỏi mà đơn vị kinh doanh và khách hàng thường gặp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc này!

Viết sai hóa đơn nhưng chưa xé khỏi cuống

Việc tạo lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền tương đối đơn giản. Để làm được điều này, bạn sẽ thực hiện theo các bước sau:

  • Bước 1: Gạch chéo các liên.
  • Bước 2: Lưu trữ lại hóa đơn viết sai.
  • Bước 3: Xuất hóa đơn mới.
bien ban dieu chinh hoa don sai so tien 1 - Cách xử lý hóa đơn viết sai số tiền | Chi tiết từng trường hợp
Gạch chéo các liên khi điều chỉnh hóa đơn sai số tiền

Chẳng hạn, Công ty Kế toán Thành Hưng phát hiện số tiền thuế trong biên bản mắc sai sót. Lúc này, người kế toán sẽ tiến hành gạch chéo số hóa đơn trong biên bản. Cùng lúc, hóa đơn đó phải giữ nguyên và không được xé. Sau đó, người kế toán sẽ tiến hành xuất hóa đơn mới.

Viết sai hóa đơn nhưng đã xé khỏi cuống

Trên thực tế, hóa đơn bị xé khỏi cuống có nhiều trường hợp. Mỗi trường hợp sẽ có cách giải quyết khác nhau. Hãy cùng xem qua một số trường hợp hóa đơn sai sót đã bị xé khỏi cuống và cách giải quyết khi gặp phải những vấn đề này!

Đã xé hóa đơn viết sai nhưng chưa giao cho khách hàng

Hóa đơn bị sai sót đã xé khỏi cuống sẽ có cách xử lý khác với những hóa đơn còn nguyên vẹn. Cụ thể, việc viết và nộp biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền sẽ được xử lý như sau:

  • Bước 1: Kẹp liên xé vào vị trí ban đầu.
  • Bước 2: Gạch chéo 3 liên bị sai sót.
  • Bước 3: Xuất hóa đơn mới.
bien ban dieu chinh hoa don sai so tien 2 - Cách xử lý hóa đơn viết sai số tiền | Chi tiết từng trường hợp
Xuất hóa đơn mới trước khi giao đến khách hàng

Ví dụ, nhân viên kế toán của Công ty TNHH Thương mại Dịch Vụ Hưng Thịnh viết sai số tiền trên hóa đơn cho khách hàng. Cùng lúc, tờ hóa đơn này đã bị xé khỏi cuống. Để giải quyết vấn đề trên, người kế toán đã kẹp lại liên 2 vào vị trí ban đầu và gạch chéo số hóa đơn rồi tiến hành xuất hóa đơn mới cho khách hàng. 

Hóa đơn viết sai chưa kê khai và đã giao cho khách hàng

Trong trường hợp này, biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền chỉ có hiệu lực khi bạn thực hiện đủ các bước dưới đây:

  • Bước 1: Lập biên bản thu hồi mẫu hóa đơn đã viết sai.
  • Bước 2: Gạch chéo các liên rồi giữ lại hóa đơn đã viết sai.
  • Bước 3: Viết hóa đơn mới. Trong đó, ngày ghi trên hóa đơn viết mới phải cùng với ngày trong biên bản thu hồi.

Hóa đơn viết sai đã kê khai

Đối với những hóa đơn đã kê khai, quy trình điều chỉnh sẽ thêm bước xác nhận của cả bên mua và bên bán. Cụ thể, các bước điều chỉnh sẽ diễn ra như sau:

  • Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền và ghi rõ sai sót.
  • Bước 2: Bên mua và bên bán tiến hành đóng dấu và ký xác nhận.
  • Bước 3: Viết hóa đơn mới.

Xử lý hóa đơn dòng “Tổng cộng tiền thanh toán” viết sai

Chắc chắn rằng, việc in sai hóa đơn cho khách hàng sẽ làm mất rất nhiều thời gian và ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, bạn cần đặc biệt lưu ý về những hạn mục liên quan đến tổng số tiền trong hóa đơn. Trong trường hợp hạn mục số tiền tổng bị sai sót, bạn có thể xử lý như sau.

Điều chỉnh tổng thanh toán giảm

Đây là cách xử lý khi khách hàng, doanh nghiệp phát hiện trong hóa đơn có tổng số tiền cao hơn thực tế. Theo đó, việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền cần thông qua các bước dưới đây.

  • Bước 1: Đôi bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
  • Bước 2: Xác nhận rõ sai sót trên hóa đơn (hóa đơn giảm không được ghi số âm)
  • Bước 3: Bên bán xuất hóa đơn mới.

Điều chỉnh tổng thanh toán tăng

Ngược lại với biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền gặp sai sót về tổng thanh toán giảm, biên bản điều chỉnh thanh toán tăng được sử dụng khi nhận thấy tổng số tiền ghi trên hóa đơn thấp hơn so với thực tế. Tổ chức, doanh nghiệp cần hết sức lưu ý về vấn đề này để đảm bảo tài chính không bị hao hụt. Cùng với đó, việc điều chỉnh sẽ trải qua các bước như quy trình điều chỉnh tổng thanh toán giảm:

  • Bước 1: Đôi bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
  • Bước 2: Xác nhận rõ sai sót trên hóa đơn 
  • Bước 3: Bên bán xuất hóa đơn mới.
bien ban dieu chinh hoa don sai so tien 3 - Cách xử lý hóa đơn viết sai số tiền | Chi tiết từng trường hợp
Cần xác định rõ sai sót trong biên bản điều chỉnh tổng thanh toán tăng

Ví dụ, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hưng Thịnh xuất hóa đơn cho khách hàng bị sai sót ở giá tiền tổng cộng là 10.780.000đ thay vì 10.880.000đ. Khi khách hàng phát hiện, đôi bên sẽ lập biên bản điều chỉnh. Theo đó, biên bản được xác định rõ sai sót về ngày tháng, địa chỉ, số tiền chênh lệch,… Sau đó, bên bán sẽ tiến hành xuất hóa đơn mới.

Xử lý hóa đơn dòng “Số tiền viết bằng chữ” viết sai

Dù nhằm mục đích thanh toán đủ, đúng số tiền thuế hay để nâng cao uy tín thì doanh nghiệp cần phải kiểm tra và điều chỉnh sai sót nếu nhận thấy số tiền bằng chữ sai với số. Trong trường hợp này, doanh nghiệp, tổ chức sẽ xử lý như sau:

  • Bước 1: Cả 2 bên đều lập biên bản điều chỉnh sai sót. Theo đó, đơn vị xuất hóa đơn có nhiệm vụ lập hóa đơn mới.
  • Bước 2: Cả 2 bên lưu giữ hóa đơn điều chỉnh cùng với hóa đơn sai sót để giải trình khi cần thiết.

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót

Việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền chỉ có hiệu quả khi chọn được mẫu biên bản thích hợp, phục vụ đúng mục đích. Hãy cùng xem qua một số mẫu điều chỉnh hóa đơn sai sót dưới đây!

bien ban dieu chinh hoa don sai so tien 4 - Cách xử lý hóa đơn viết sai số tiền | Chi tiết từng trường hợp
Biên bản điều chỉnh hóa đơn (Mẫu 1)
bien ban dieu chinh hoa don sai so tien 5 - Cách xử lý hóa đơn viết sai số tiền | Chi tiết từng trường hợp
Biên bản điều chỉnh hóa đơn (Mẫu 2)
bien ban dieu chinh hoa don sai so tien 6 - Cách xử lý hóa đơn viết sai số tiền | Chi tiết từng trường hợp
Biên bản hủy hóa đơn khi gặp sai sót

Như vậy, việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp, xác định rõ sai sót và thực hiện theo đúng quy định. Việc này đòi hỏi bạn cần hiểu rõ tường tận quy định cũng như làm thủ tục hành chính. Tim Sen, đơn vị uy tín cung cấp các dịch vụ kế toán được nhiều người tin tưởng nhất để kiểm tra, thực hiện thủ tục nhanh chóng. Nếu có nhu cầu kiểm toán, điều chỉnh, thực hiện các thủ tục tài chính, bạn đừng ngần ngại liên hệ ngay cho Tim Sen để được tư vấn chi tiết.

Bài viết liên quan:

Tư vấn miễn phí (24/7) 0903 016 246

0903.016.246
Gọi 0903016246
ZALO