Khi đi vào hoạt động Doanh nghiệp thưởng phải tuân thủ nhiều luật định, thực hiện nhiều chế độ báo cáo cho Cơ quan Nhà nước trên nhiều lĩnh vực như thư thuế, tài chình, hải quan, lao động –tiền lương, Bảo hiểm xã hội (BHXH), … Trong đó lao động – tiền lương, BHXH là lĩnh vực ít quan tâm, thực hiện nên thường dẫn dến các phát sinh khi có kiểm tra như phạt hành chính, bị yêu cầu tạm ngừng hoạt động, … thường khi đó Doanh nghiệp, đặc biệt là người đứng đầu sẽ thắc mắc: Tại sao công ty lại vi phạm, mức phạt bao nhiêu? Thực hiện có dễ dàng không? Có thực hiện phòng, giảm các rủi ro được hay không?
Hãy cùng Công ty Tim Sen – đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán thuế tại TP.HCM xem chi tiết nội dung này..
Để bắt đầu bài viết, TIM SEN mong Quý Doanh nghiệp cùng bạn đọc hiểu rằng quy định của luật về các báo cáo trong lĩnh vực lao động tiền lương, BHXH rất nhiều, đa dạng và tùy vào lĩnh vực hoạt động, kinh doanh cụ thể của Doanh nghiệp, do đó bài viết này chỉ tập trung vào những báo cáo định kỳ, mang tính chất chung và bắt buộc đối với phần lớn các lĩnh vực.
1. Nộp tờ khai BHXH hằng tháng khi có phát sinh
Trên thực tế, BHXH thường rất đơn giản để thực hiện nhưng có nhiều Doanh nghiệp không có bộ phận Nhân sự hoặc có nhưng không chủ tâm vào vấn đề tờ khai nên thường dẫn đến các trường hợp bị truy thu, bị tính lãi hoặc bị kiểm tra do không nộp tờ khai, nộp tờ khai trễ. Đặc biệt thường phát sinh trong các tờ khai báo tăng và báo giảm lao động, cụ thể:
*** Đối với tăng lao động:
+ Theo quy định tại điều 90 luật BHXH: “Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội”do đó, thời hạn báo tăng lao động là 30 ngày kể từ ngày phát sinh hồ sơ phải thực hiện.
+ Doanh nghiệp thực hiện kê khai sau 30 ngày thì sẽ bị tính lãi nộp chậm và tùy vào thời gian thực hiện hồ sơ, BHXH sẽ yêu cầu thực hiện hồ sơ truy thu (kiểm tra bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng, …) của doanh nghiệp trước khi chấp nhận hồ sơ.
*** Đối với báo giảm lao động:
+ Theo quy định, khi Doanh nghiệp có phát sinh giảm lao động BHXH trong tháng sau thì phải thực hiện hồ sơ vào cuối tháng trước để tránh các sinh về thẻ BHYT cho tháng mới. Ví dụ: Công ty A chấm dứt HDLĐ với lao động B, ngày 01/01/2021 thì Công ty A phải nộp hồ sơ báo giảm từ ngày 25/12 – 31/12/2020 để tránh phát sinh thẻ BHYT tháng 1 năm 2021.
+ Mức truy thu thẻ BHYT hiện nay là: 4.5% * Quỹ lương BHXH. Mặc dù mức truy thu này không cao nhưng Doanh nghiệp thường xuyên mắc phải lỗi này vì trên thực tế Nhân sự các công ty sau khi có lao động nghỉ việc mới thực hiện hồ sơ báo giảm.
2. Nộp báo cáo khai trình sử dụng lao động
Theo thông tư 23/2014/TT-BLDTBXH quy định doanh nghiệp bắt buộc phải lập và nộp báo cáo sử dụng lao động cho Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, cụ thể:
*** Khai trình sử dụng lao động khi bắt đầu hoạt động.
+ Theo quy định, Doanh nghiệp phải lập và nộp hồ sơ trong 30 ngày kể từ ngày hoạt động phải nộp khai trình sử dụng lai động ban đầu (Mẫu 05 theo thông tư 23/2014)
+ Trong trường hợp Doanh nghiệp mẫu báo cáo này sẽ bị phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng (theo Điểm b, khoản 1, Điều 7 Nghị định 28/2020/NĐ-CP)
Trên thực tế các doanh nghiệp thường nộp báo cáo này khi bắt đầu có sử dụng lao động chính thức, có phát sinh lao động tham gia BHXH là sai quy định, và khi nộp chậm thường phải xây dựng thêm 1 công văn giải trình tại sao nộp trễ.
*** Báo cáo tình hình sử dụng lao động.
+ Theo quy định, Doanh nghiệp phải lập và nộp hồ sơ báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ 2 lần/01 năm. Hạn cuối của mỗi kỳ như sau: kỳ đầu năm: 25/5; kỳ cả năm: 25/11 (Mẫu 07 theo thông tư 23/2014).
+ Trong trường hợp Doanh nghiệp mẫu báo cáo này sẽ bị phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng (theo Điểm c, khoản 1, Điều 7 Nghị định 28/2020/NĐ-CP). Nếu người vi phạm là tổ chức thì nhân 2 khung phạt.
3. Nộp báo cáo An toàn vệ sinh lao động
+ Theo thông tư 07/2016/TT-BLĐTBXH ngày 15/06/2016, hằng năm doanh nghiệp phải thực hiện nộp báo cáo An toàn vệ sinh lao động 01 lần/năm.
+ Thời hạn nộp báo cáo trước ngày 10/01 năm sau. Mẫu báo cáo theo Phụ lục II đinh kèm thông tư.
+ Theo khoản 2 điều 19 Nghị định 28/2020/NĐ-CP, Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi không báo cáo hoặc báo cáo không đầy đủ, không chính xác, không đúng thời hạn về công tác an toàn, vệ sinh lao động theo quy định của pháp luật. Nếu người vi phạm là tổ chức thì nhân 2 khung phạt.
4. Nộp báo cáo Tai nạn lao động
+ Theo thông tư 39/2016/TT-BLĐTBXH ngày 15/06/2016, hằng năm doanh nghiệp phải thực hiện nộp báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động 02 lần/năm.
+ Thời hạn nộp báo cáo như sau: kỳ đầu năm trước ngày 05/07, kỳ cả năm trước ngày 10/01 năm sau. Mẫu báo cáo theo Phụ lục XII đinh kèm thông tư.
+ Theo khoản 3 điều 19 Nghị định 28/2020/NĐ-CP, Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi không thống kê, báo cáo định kỳ về tai nạn lao động, sự cố kỹ thuật gây mất an toàn, vệ sinh lao động nghiêm trọng, bệnh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật. Nếu người vi phạm là tổ chức thì nhân 2 khung phạt.
Ngoài ra, hằng năm tùy vào loại hình, lĩnh vực sản xuất Doanh nghiệp phải thực hiện các báo cáo về y tế, quan trắc môi trường, kiểm định máy móc, ….
Trên đây là nội dung bài viết được Công ty Tim Sen – đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán thuế tại TP.HCM gửi tới bạn đọc.
Trong bất kỳ lúc nào, nếu bạn đang có bất cứ thắc mắc nào liên quan thành lập công ty trọn gói, dịch vụ kế toán thuế tại TP.HCM, dịch vụ hoàn thuế giá trị gia tăng, dịch vụ báo cáo thuế cuối năm tại TPHCM và các vấn đề khác có liên quan bạn có thể liên hệ tới TIM SEN thông qua tổng đài 028.71 069 069 – 0903 016 246 (24/7) để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí!
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ :
CÔNG TY TNHH TIM SEN
🏢 Địa chỉ: Tòa nhà Hoàng Anh Safomec, Số 7/1 Thành Thái, Phường 14, Quận 10, Tp.HCM, Việt Nam.
☎️ Điện thoại: (028) 71 069 069 – Hotline : 0903 016 246
📧 Email: info@timsen.vn
