Mỗi một doanh nghiệp đều phải có hệ thống sổ sách kế toán để ghi chép, theo dõi, kiểm tra, tính toán và xử lý số liệu để thực hiện báo cáo bằng các chứng từ theo đúng quy định hiện hành của pháp luật. Trong bài viết này, TIM SEN sẽ chia sẻ các hình thức ghi sổ kế toán theo Thông tư 133 và 200, từ đó giúp doanh nghiệp lựa chọn hình thức phù hợp.
>>> Xem thêm: Dịch vụ kế toán uy tín chuyên nghiệp tại TPHCM
Các hình thức ghi sổ kế toán trong doanh nghiệp
Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, doanh nghiệp có thể một trong các hình thức ghi sổ kế toán dưới đây.
Hình thức kế toán Nhật ký chung (NKC)
Nguyên tắc cơ bản của hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung đó là tất cả các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh phải được ghi vào sổ Nhật ký chung theo đúng thứ tự thời gian và định khoản kế toán nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu từ sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
✒️Ghi sổ kế toán Nhật ký chung cần các loại sổ sau:
- Sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt.
- Sổ cái.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
✒️Ưu điểm cách ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung gồm:
- Mẫu sổ sách có kết cấu đơn giản, dễ thực hiện, ghi chép vừa thuận lợi trong việc theo dõi, phân công công việc cho các kế toán viên.
- Không cần kế toán phải có trình độ cao.
- Thuận tiện trong việc ứng dụng tin học trong công tác ghi sổ.
- Có thể kiểm tra, đối chiếu với mọi số liệu trên sổ Nhật ký chung.
✒️Nhược điểm:
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái (NK-SC)
Sổ Cái là một trong các hình thức ghi sổ kế toán trong doanh nghiệp được sử dụng phổ biến. Với hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên cùng một cuốn sổ kế toán tổng hợp duy nhất đó là Nhật ký – Sổ Cái.
✒️Ghi sổ kế toán Nhật ký – Sổ Cái cần các loại sổ sau:
- Nhật ký – Sổ Cái.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
✒️Ưu điểm:
- Mẫu sổ đơn giản, dễ dàng kiểm tra, đối chiếu.
- Số lượng sổ ít, dễ ghi chép và lưu trữ.
- Kế toán không cần có nghiệp vụ cao.
- Có thể theo dõi, cân đối phát sinh các nghiệp vụ kinh tế một cách dễ dàng.
✒️Nhược điểm:
Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ (NKCT)
Nhật ký Chứng từ là sổ kế toán tổng hợp phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, được phân loại – ghi vào sổ Nhật ký – Chứng từ theo bên “Nợ” – “Có” của những tài khoản liên quan và tương ứng.
✒️Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ sẽ cần các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký Chứng từ.
- Sổ Cái.
- Bảng kê.
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
✒️Việc ghi sổ Chứng từ sẽ gồm 2 bước:
- Bước 1: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào Nhật ký – Chứng từ hoặc Bảng kê hay sổ chi tiết có liên quan.
- Bước 2: Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ, sau đó kiểm tra, đối chiếu số liệu trên Nhật ký – Chứng từ so với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của Nhật ký – Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.
✒️Ưu điểm:
- Giúp giảm nhẹ khối lượng cần ghi chép sổ kế toán.
- Việc kiểm tra và đối chiếu thông tin được thực hiện thường xuyên nên tránh được các sai sót.
✒️Nhược điểm:
- Mẫu sổ sách kế toán khá phức tạp đòi hỏi kế toán có trình độ chuyên môn cao.
- Không thuận tiện trong việc ứng dụng tin vào quá trình ghi sổ.
Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (CTGS)
Đây cũng là một trong các hình thức ghi sổ kế toán phổ biến tại những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn. Hình thức này chính là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp. Kế toán chứng từ ghi sổ là hình thức mà các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc trước hết phải đảm bảo được phân loại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ rồi mới dùng Chứng từ ghi sổ để ghi Sổ cái các tài khoản.
Chứng từ ghi sổ cần được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và có chứng từ kế toán kèm theo, trên chứng từ ghi sổ phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
>>> Xem thêm: Dịch vụ hoàn thuế giá trị gia tăng
✒️Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ sẽ cần các loại sổ kế toán sau:
- Chứng từ ghi sổ.
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
- Sổ Cái.
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
✒️Ưu điểm
- Mẫu sổ đơn giản, dễ làm, dễ theo dõi và kiểm tra.
- Thuận tiện trong việc phân công công việc kế toán.
- Giảm thiểu việc ghi chép đối với những doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh.
✒️Nhược điểm:
Ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy tính
Ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy tính là hình thức sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng thiết kế theo 1 trong 4 hình thức kế toán kể trên để thực hiện các công việc kế toán trong doanh nghiệp. Tuy quy trình ghi sổ kế toán được thực hiện trên máy tính nhưng phải được in đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
✒️Ưu điểm:
- Truy xuất dữ liệu thuận tiện và dễ dàng hơn.
- Quá trình xử lý và theo dõi dữ liệu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công sức.
✒️Nhược điểm
Các tiêu chí lựa chọn hình thức kế toán
Để lựa chọn hình thức kế toán phù hợp doanh nghiệp cần tuân thủ các tiêu chí sau:
- Hiểu rõ lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp là hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, đơn vị quản lý hay đơn vị trực thuộc.
- Xác định quy mô hoạt động của đơn vị, đặc điểm của quy trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Trình độ và khả năng kiểm soát thông tin kế toán như: trình độ của nhà quản lý và mức độ yêu cầu đối đối với đội ngũ kế toán.
- Điều kiện và phương tiện vật chất để hỗ trợ cho công tác kế toán.
Trên đây là các hình thức ghi sổ kế toán phổ biến nhất mà bạn có thể tham khảo. Tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức ghi sổ phù hợp nhất. Trong quá trình tìm hiểu các hình thức ghi sổ kế toán, nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán hãy liên hệ với TIM SEN để được hỗ trợ tốt nhất, TIM SEN có các dịch vụ hỗ trợ có thể cần đồng hành pháp lý cùng bạn.
