Hình thức ghi sổ kế toán quyết định cách doanh nghiệp tổ chức, xử lý và hệ thống hóa số liệu từ chứng từ đến sổ kế toán và báo cáo tài chính. Từ năm 2026, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định mới tại Thông tư 99/2025/TT-BTC khi tổ chức công tác kế toán và lựa chọn biểu mẫu sổ. TIM SEN tổng hợp các hình thức kế toán, điểm khác nhau giữa Thông tư 99 và Thông tư 133 cùng những lưu ý khi thiết kế sổ kế toán qua bài viết dưới đây.
Hình thức ghi sổ kế toán là gì? Quy định hiện hành thế nào?
Hình thức ghi sổ kế toán là cách doanh nghiệp tổ chức hệ thống sổ, trình tự ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ để tiếp nhận, tổng hợp và xử lý số liệu từ chứng từ kế toán, phục vụ lập Báo cáo tài chính. Các hình thức kế toán được tổ chức theo những cách khác nhau tùy thuộc vào hệ thống sổ và trình tự ghi chép mà doanh nghiệp lựa chọn.
Phân biệt hình thức kế toán và mẫu sổ kế toán:
- Hình thức kế toán: Bao gồm hệ thống sổ, phương pháp, trình tự ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
- Mẫu sổ kế toán: Là biểu mẫu cụ thể được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Đối tượng áp dụng của Thông tư 99 và 133:
- Thông tư 99/2025/TT-BTC: Có hiệu lực từ 01/01/2026, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC và áp dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp, tổ chức thuộc mọi thành phần kinh tế.
- Thông tư 133/2016/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, bao gồm doanh nghiệp siêu nhỏ; không áp dụng cho doanh nghiệp nhà nước, công ty đại chúng và hợp tác xã.
Các hình thức ghi sổ kế toán doanh nghiệp thường áp dụng
Có bao nhiêu hình thức sổ kế toán hiện nay? Theo Phụ lục III Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp có thể tổ chức sổ kế toán theo 5 hình thức ghi sổ kế toán sau:
Hình thức kế toán Nhật ký chung
Hình thức Nhật ký chung ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên các sổ Nhật ký, sau đó sử dụng số liệu để ghi vào Sổ Cái. Đây là hình thức có quy trình ghi sổ tương đối rõ ràng và có thể kết hợp với các sổ Nhật ký đặc biệt khi doanh nghiệp phát sinh nhiều nghiệp vụ cùng loại.
Hệ thống sổ kế toán gồm:
- Sổ Nhật ký chung và các Sổ Nhật ký đặc biệt (nếu doanh nghiệp có mở);
- Sổ Cái;
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ Nhật ký chung
Hàng ngày: Kế toán căn cứ chứng từ đã kiểm tra để ghi nghiệp vụ vào Sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu trên Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo tài khoản liên quan. Đồng thời, kế toán ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết nếu nghiệp vụ có liên quan.
Nếu sử dụng Sổ Nhật ký đặc biệt, kế toán ghi các nghiệp vụ phù hợp vào từng sổ và định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp số liệu để ghi vào Sổ Cái, đồng thời loại trừ số liệu trùng lặp nếu một nghiệp vụ được ghi trên nhiều sổ Nhật ký.
Cuối tháng, quý hoặc năm: Kế toán khóa sổ, cộng số liệu trên Sổ Cái và lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết và đảm bảo số liệu khớp đúng, kế toán sử dụng số liệu để lập Báo cáo tài chính.
Khi kiểm tra, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải phù hợp với tổng số phát sinh trên Sổ Nhật ký chung và các Sổ Nhật ký đặc biệt sau khi loại trừ số trùng lặp.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái
Hình thức Nhật ký – Sổ Cái kết hợp ghi chép nghiệp vụ theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên cùng một sổ kế toán tổng hợp. Kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại để ghi vào Nhật ký – Sổ Cái.
Hệ thống sổ gồm:
- Sổ Nhật ký – Sổ Cái;
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ Nhật ký – Sổ Cái
Hàng ngày; Kế toán kiểm tra chứng từ, xác định tài khoản Nợ và Có rồi ghi vào Nhật ký – Sổ Cái. Sau đó, chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại được sử dụng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng: Kế toán khóa sổ, cộng số phát sinh và xác định số dư của từng tài khoản. Số liệu trên Nhật ký – Sổ Cái được đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết trước khi sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
Khi đối chiếu, cần đảm bảo:
- Tổng phát sinh trên phần Nhật ký = Tổng phát sinh Nợ = Tổng phát sinh Có của các tài khoản.
- Tổng số dư Nợ của các tài khoản = Tổng số dư Có.
- Số liệu trên Nhật ký – Sổ Cái khớp với bảng tổng hợp chi tiết tương ứng.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ là hình thức ghi sổ kế toán sử dụng Chứng từ ghi sổ làm căn cứ để ghi sổ kế toán tổng hợp. Các nghiệp vụ được theo dõi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Hệ thống sổ gồm:
- Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Cái;
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ
Hàng ngày: Kế toán kiểm tra chứng từ, lập Chứng từ ghi sổ rồi ghi vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái. Đồng thời, chứng từ liên quan được sử dụng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng: Kế toán khóa sổ, xác định tổng số tiền phát sinh trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và tổng phát sinh Nợ, Có, số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Từ Sổ Cái, kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng giữa Sổ Cái, Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán sử dụng số liệu để lập Báo cáo tài chính. Các số liệu đối chiếu phải đảm bảo:
- Tổng phát sinh Nợ = Tổng phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh.
- Tổng phát sinh Nợ và Có trên Bảng cân đối số phát sinh = Tổng số tiền phát sinh trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
- Tổng số dư Nợ = Tổng số dư Có.
- Số dư từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh = Số dư tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
Hình thức Nhật ký – Chứng từ kết hợp ghi chép nghiệp vụ theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa theo nội dung kinh tế và tài khoản đối ứng. Hình thức này đồng thời kết hợp giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết, với các sổ được thiết kế theo quan hệ đối ứng tài khoản.
Hệ thống sổ:
- Nhật ký – Chứng từ;
- Bảng kê;
- Sổ Cái;
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày: Kế toán căn cứ chứng từ đã kiểm tra để ghi vào Nhật ký – Chứng từ, Bảng kê hoặc sổ chi tiết liên quan. Với các khoản chi phí phát sinh nhiều lần hoặc cần phân bổ, kế toán tập hợp chứng từ vào bảng phân bổ trước khi chuyển số liệu vào Bảng kê và Nhật ký – Chứng từ.
Cuối tháng: Kế toán khóa sổ, cộng số liệu trên Nhật ký – Chứng từ và đối chiếu với sổ, thẻ kế toán chi tiết. Số liệu tổng hợp từ Nhật ký – Chứng từ được ghi vào Sổ Cái; đồng thời, số liệu chi tiết được tổng hợp để đối chiếu với Sổ Cái.
Sau khi số liệu tổng hợp và chi tiết được kiểm tra, đối chiếu khớp đúng, kế toán căn cứ Sổ Cái cùng các chỉ tiêu cần thiết trên Nhật ký – Chứng từ, Bảng kê và Bảng tổng hợp chi tiết để lập Báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán trên máy vi tính
Hình thức kế toán trên máy vi tính sử dụng phần mềm kế toán để nhập liệu, xử lý và ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh. Phần mềm có thể được thiết kế theo một hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức đã quy định, nhưng phải bảo đảm cung cấp đầy đủ sổ kế toán và Báo cáo tài chính theo yêu cầu.
Trình tự ghi sổ trên máy vi tính
Hàng ngày: Kế toán kiểm tra chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, xác định tài khoản Nợ và Có rồi nhập dữ liệu vào phần mềm theo các biểu mẫu được thiết lập. Phần mềm xử lý dữ liệu và cập nhật vào Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái cùng các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan theo thiết kế của chương trình.
Cuối tháng hoặc khi cần thiết: Kế toán thực hiện khóa sổ, kiểm tra và đối chiếu số liệu trước khi lập Báo cáo tài chính. Sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và Báo cáo tài chính được in, lưu trữ hoặc thực hiện theo phương thức lưu trữ điện tử phù hợp với quy định hiện hành.
Việc lựa chọn hình thức ghi sổ phù hợp phụ thuộc vào quy mô, số lượng nghiệp vụ phát sinh và cách thức tổ chức bộ máy kế toán. Doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ kế toán thuế trọn gói chuyên nghiệp để được tư vấn phương án tổ chức sổ sách hiệu quả hơn.
Hình thức ghi sổ kế toán theo Thông tư 99 và 133 khác nhau thế nào?
Thông tư 99 và Thông tư 133 đều cho phép doanh nghiệp chủ động lựa chọn các hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với hoạt động và yêu cầu quản lý, nhưng có sự khác nhau về phạm vi áp dụng và cách quy định biểu mẫu.
| Tiêu chí | Thông tư 99/2025/TT-BTC | Thông tư 133/2016/TT-BTC |
| Đối tượng áp dụng | Doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế. | Doanh nghiệp nhỏ và vừa, bao gồm doanh nghiệp siêu nhỏ. |
| Hình thức kế toán | Nhật ký chung; Nhật ký – Sổ Cái; Chứng từ ghi sổ; Nhật ký – Chứng từ; trên máy vi tính | Nhật ký chung; Nhật ký – Sổ Cái; Chứng từ ghi sổ; trên máy vi tính |
| Hệ thống sổ | Hệ thống biểu mẫu bao gồm đầy đủ các quy định chuẩn hóa về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ phù hợp với môi trường kế toán máy và yêu cầu kiểm toán. | Hệ thống biểu mẫu sổ hướng về sự đơn giản, lược bớt các chỉ tiêu phức tạp, giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa dễ ghi chép thủ công hoặc trên phần mềm cơ bản. |
| Quyền tự thiết kế, sửa đổi | Được quyền thiết kế thêm, sửa đổi hoặc bổ sung biểu mẫu sổ kế toán để phù hợp đặc thù hoạt động và quản lý. | Được quyền mở thêm các tài khoản chi tiết hoặc điều chỉnh biểu mẫu cho phù hợp, nhưng phải đảm bảo cung cấp đủ thông tin. |
| Yêu cầu khi tự thiết kế/sửa đổi | – Phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, minh bạch tài sản, nguồn vốn.
– Phải ban hành Quy chế hạch toán kế toán nội bộ nêu rõ sự cần thiết và chịu trách nhiệm trước pháp luật. |
– Phải đảm bảo tính trung thực, logic, liên tục và khớp đúng giữa số liệu tổng hợp và chi tiết.
– Không làm sai lệch bản chất các chỉ tiêu kinh tế – tài chính cốt lõi. |
Doanh nghiệp có bắt buộc dùng đúng mẫu sổ kế toán theo Thông tư 99 không?
Doanh nghiệp không bắt buộc áp dụng cứng nhắc các mẫu sổ tại Phụ lục III Thông tư 99 mà có thể lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán phù hợp. Doanh nghiệp được sử dụng mẫu hướng dẫn hoặc tự thiết kế, sửa đổi, bổ sung biểu mẫu theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý.
Doanh nghiệp được tự thiết kế, sửa đổi sổ kế toán theo Thông tư 99 thế nào?
Thông tư 99 trao quyền chủ động cho doanh nghiệp trong việc tổ chức biểu mẫu, hình thức ghi sổ kế toán, nhưng việc điều chỉnh phải gắn với yêu cầu quản lý và các nguyên tắc của Luật Kế toán. Doanh nghiệp cần thực hiện theo các nguyên tắc sau:
- Việc thiết kế hoặc sửa đổi phải xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý.
- Sổ phải cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực, minh bạch và có thể kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu.
- Doanh nghiệp phải ban hành Quy chế hạch toán kế toán hoặc tài liệu tương đương, trong đó nêu rõ sự cần thiết của việc sửa đổi và trách nhiệm của doanh nghiệp trước pháp luật.
- Biểu mẫu mới vẫn phải đáp ứng các yêu cầu về ghi sổ và cung cấp thông tin kế toán theo quy định.
Gợi ý lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức kế toán áp dụng dựa trên quy mô, số lượng nghiệp vụ và mức độ ứng dụng công nghệ:
| Đặc điểm doanh nghiệp | Hình thức phù hợp | Lý do |
| Siêu nhỏ, nhỏ và vừa, số lượng nghiệp vụ không quá lớn | Nhật ký chung hoặc trên máy vi tính | Đơn giản, dễ kiểm tra và phù hợp khi ghi sổ trên Excel hoặc phần mềm |
| Vừa và nhỏ, nghiệp vụ phát sinh ở mức vừa phải | Nhật ký – Sổ Cái | Kết hợp ghi theo thời gian và tài khoản trên cùng một sổ, thuận tiện quản lý |
| Quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ và có sự phân công kế toán | Chứng từ ghi sổ | Dễ tổ chức ghi nhận và kiểm soát khi khối lượng giao dịch lớn |
| Quy mô lớn, nghiệp vụ phức tạp | Nhật ký – Chứng từ | Phù hợp với yêu cầu tập hợp, phân loại và hệ thống hóa nhiều nghiệp vụ |
| Doanh nghiệp sử dụng phần mềm, hóa đơn điện tử và kết nối dữ liệu | Trên máy vi tính | Tự động hóa ghi sổ, giảm thao tác thủ công và thuận tiện lập báo cáo |
Câu hỏi thường gặp về hình thức ghi sổ kế toán
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có cần lưu sổ kế toán không?
Sử dụng phần mềm không thay thế yêu cầu mở, ghi, khóa và lưu trữ sổ kế toán. Do đó doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ sổ đầy đủ, chính xác theo quy định của Luật Kế toán và pháp luật liên quan.
Doanh nghiệp áp dụng sai hình thức ghi sổ kế toán có bị phạt không?
Doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu việc áp dụng sai hình thức ghi sổ dẫn đến vi phạm quy định về chứng từ, ghi sổ, lưu trữ hoặc lập Báo cáo tài chính. Mức xử lý tùy thuộc vào tính chất và mức độ vi phạm. Trong trường hợp chưa xác định được chế độ kế toán hoặc cách tổ chức sổ phù hợp, doanh nghiệp có thể tham khảo tư vấn thuế miễn phí để được hướng dẫn.
Công ty dùng Nhật ký chung nhưng có nhiều giao dịch, có được tách Nhật ký đặc biệt không?
Doanh nghiệp áp dụng Nhật ký chung được mở Sổ Nhật ký đặc biệt để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên như thu, chi tiền, mua hàng, bán hàng, giúp giảm tải và thuận tiện đối chiếu Sổ Cái.
Lựa chọn hình thức ghi chép sổ kế toán phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức dữ liệu kế toán theo đúng quy trình và thuận tiện hơn trong kiểm tra, đối chiếu và lập Báo cáo tài chính. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn về các hình thức ghi sổ kế toán, cách tổ chức sổ hoặc các nội dung liên quan đến chế độ kế toán, hãy liên hệ trực tiếp cho TIM SEN để được tư vấn theo đặc điểm hoạt động thực tế của doanh nghiệp.
Tham khảo thêm giải pháp về thuế khác của Tim Sen>> Dịch vụ khai thuế ban đầu trọn gói
