Đối chiếu công nợ là gì? Mẫu biên bản đối chiếu công nợ 2025

Đối chiếu công nợ là gì? Đây là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp xác nhận số liệu công nợ giữa các bên, đảm bảo tính minh bạch và chính xác. Trong đó, biên bản đối chiếu công nợ hỗ trợ kiểm soát và giải quyết các vấn đề tài chính. Bài viết này sẽ cung cấp chi tiết về nguyên tắc, quy trình và mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất năm 2025.

Đối chiếu công nợ là gì?

Đối chiếu công nợ là một quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm tra và xác nhận tính chính xác của các số liệu tài chính, đảm bảo sự minh bạch trong quản lý tài chính. Quá trình này đòi hỏi doanh nghiệp thu thập đầy đủ chứng từ và xác nhận từ các bên liên quan để làm cơ sở xác thực các số liệu.

Trong đó, biên bản đối chiếu công nợ là tài liệu quan trọng ghi lại quá trình đối chiếu các số liệu công nợ giữa các bên (như doanh nghiệp và đối tác). Văn bản này phản ánh sự đồng thuận về số liệu, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính.

Đối chiếu công nợ và bảng đối chiếu công nợ là gì trong tiếng Anh ?

Vậy, đối chiếu công nợ là gì trong tiếng Anh? Có khá nhiều từ ngữ trong tiếng Anh dùng để diễn tả “công nợ” như: indebtedness, investments, entire, wages, liabilities, mortgage, dept. Tuy nhiên, debt là từ được dùng phổ biến nhất bởi tính dễ nhớ, dễ đọc. 

Theo đó, trong tiếng Anh, đối chiếu công nợ hay bảng đối chiếu công nợ là Debt Comparison.  

Nguyên tắc đối chiếu công nợ

Sau khi hiểu được đối chiếu công nợ là gì, chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu nguyên tắc đối chiếu công nợ. Cụ thể, khi thực hiện đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cần tuân thủ những nguyên tắc sau:

• Đảm bảo đầy đủ các điều kiện pháp lý về chủ thể tham gia đối chiếu công nợ.
• Nội dung thực đối chiếu không được vi phạm các giá trị đạo đức xã hội và quy định của pháp luật.
• Quy trình đối chiếu công nợ phải dựa trên sự tự nguyện, công bằng và tôn trọng lẫn nhau giữa các bên.
• Quá trình đối chiếu công nợ phải được lập thành văn bản, gọi là biên bản đối chiếu công nợ. Đây là tài liệu quan trọng để kiểm tra tình trạng thực hiện nghĩa vụ tài chính của các bên liên quan.

>>> Xem thêm: Những khoản chi tài trợ được tính vào chi phí khấu trừ là gì

Mục đích của việc lập biên bản đối chiếu công nợ là gì?

Biên bản đối chiếu công nợ giữa nhà cung cấp và khách hàng có vai trò quan trọng đối với việc quyết toán thuế. Đây chính là căn cứ để bên mua và bên bán kiểm tra tình hình thanh toán tiền hàng, đặc biệt là đối với việc thanh toán cho những hóa đơn giá trị gia tăng mang giá trị từ 20 triệu đồng trở lên có được thực hiện theo đúng quy định hay không.

Ngoài chức năng  xác nhận công nợ, biên bản đối chiếu công nợ cũng hỗ trợ kế toán viên kiểm soát các khoản nợ giữa doanh nghiệp và đối tác  theo hợp đồng đã ký kết, đồng thời xác nhận tính chính xác của số dư nợ còn lại.

Hướng dẫn thực hiện đối chiếu công nợ

Dưới đây là hai quy trình đối chiếu công nợ mà doanh nghiệp cần thực hiện để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính:

Đối với công nợ phải thu

Đầu tiên, doanh nghiệp cần thực hiện đối chiếu và xác nhận công nợ phải thu bằng cách in và gửi đến khách hàng các chứng từ sau:

• Biên bản đối chiếu công nợ: Khách hàng xác nhận công nợ, sau đó gửi lại cho doanh nghiệp. 
• Sổ chi tiết công nợ phải thu/Thông báo công nợ: Để khách hàng thực hiện kiểm tra và đối chiếu nếu có sự chênh lệch. 

Nếu phát hiện sự chênh lệch giữa hai bên, doanh nghiệp cần tiến hành chỉnh sửa để đảm bảo số liệu chính xác. Cuối cùng, biên bản đối chiếu công nợ đã được xác nhận sẽ được lưu lại để phục vụ cho việc quyết toán báo cáo tài chính sau này.

>>> Xem thêm: Một số lưu ý khi xử lý nợ khó đòi 

 

Đối với công nợ phải trả

Tương tự đối với công nợ phải thu, doanh nghiệp đối chiếu và xác nhận công nợ phải trả bằng cách in và gửi đến Nhà cung cấp các chứng từ sau:

• Biên bản đối chiếu công nợ: Nhà cung cấp xác nhận công nợ và gửi lại cho doanh nghiệp. 
• Sổ chi tiết công nợ phải thu: Nhà cung cấp thực hiện kiểm tra và đối chiếu nếu có sự chênh lệch.

Trường hợp phát hiện công nợ có sự chênh lệch, doanh nghiệp cần tiến hành chỉnh sửa số liệu chính xác. Cuối cùng, doanh nghiệp lưu lại biên bản đối chiếu công nợ đã được xác nhận bởi Nhà cung cấp nhằm phục vụ cho hoạt động quyết toán báo cáo tài chính sau này.

Quy trình thực hiện đối chiếu công nợ theo Thông tư 200

Bước 1: Chuẩn bị biên bản đối chiếu công nợ

Mẫu biên bản đối chiếu công nợ phải bao gồm đầy đủ những thông tin dưới đây: 

• Thông tin chi tiết của hai bên liên quan: tên, địa chỉ, mã số thuế, thông tin liên hệ.
• Danh sách các khoản công nợ: các khoản phải thu, phải trả.
• Các sai sót (nếu có) và phương án giải quyết cụ thể.

Bước 2: Xác định các khoản công nợ 

Sau khi chuẩn bị mẫu biên bản đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cần xác định rõ:

• Số tiền phải thu: Số tiền đối tác cần thanh toán cho doanh nghiệp. 
• Số tiền phải trả: Số tiền doanh nghiệp cần thanh toán cho đối tác.

Bước 3: So sánh và đối chiếu công nợ 

Doanh nghiệp cần đối chiếu sổ sách kế toán giữa hai bên để đảm bảo:

• Số liệu công nợ khớp chính xác: Bao gồm giá trị, thời điểm và nội dung giao dịch đã thực hiện.
• Phát hiện và xử lý sai sót: Kiểm tra sự khác biệt giữa các khoản đã ghi nhận, tránh xảy ra tranh chấp.

Bước 4: Liệt kê và ghi nhận sai sót

Khi phát hiện sai sót, cần ghi rõ vào biên bản với các thông tin cụ thể sau:

• Mô tả cụ thể các khoản không khớp, như số tiền chênh lệch, nội dung giao dịch hoặc thời gian ghi nhận không chính xác.
• Xác định lý do xảy ra sai sót (nếu có thể)

Bước 5: Giải quyết sai sót

Sau khi ghi nhận sai sót, hai bên cần thống nhất phương án xử lý, bao gồm:

• Sửa đổi hoặc cập nhật thông tin cho chính xác nếu sai sót xuất phát từ lỗi nhập liệu hoặc nhầm lẫn.
• Đưa ra biện pháp giải quyết các khoản tiền thừa hoặc thiếu
• Thống nhất biện pháp xử lý giữa hai bên, lập thành văn bản để tránh tranh chấp.

Những lỗi sai thường gặp trong biên bản đối chiếu công nợ là gì?

Những lỗi sai trong việc lập biên bản đối chiếu công nợ thường xảy ra ở những khoản nợ phải thu chưa có đủ biên bản đối chiếu công nợ theo quy định tại thời điểm cuối năm: 

• Tỷ lệ khách hàng phản hồi thư xác nhận công nợ thấp.  
• Giữa biên bản đối chiếu công nợ và sổ kế toán có sự chênh lệch về công nợ doanh nghiệp phải thu của khách hàng nhưng chưa xác định được nguyên nhân. 
• Phần lớn các doanh nghiệp xây dựng không có đối chiếu công nợ hoặc chênh lệch đối chiếu, thậm chí nhiều khoản công nợ không có đối tượng cụ thể.

Để tránh xảy ra sai sót khi lập biên bản đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu liên quan hoặc liên hệ dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để quản lý tài chính nhanh chóng và hiệu quả. 

>>> Tham khảo ngay: Cách xác định doanh thu chính xác nhất hiện nay

Mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất năm 2025

Mẫu biên bản đối chiếu công nợ thông thường

Mẫu biên bản đối chiếu công nợ Tiếng Anh

Mẫu biên bản xác nhận công nợ

Mẫu biên bản bàn giao công nợ

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ của Công ty Tim Sen về đối chiếu công nợ. Hy vọng những thông tin này có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn đối chiếu công nợ là gì cũng như hiểu rõ nguyên tắc và quy trình có thêm kiến thức, kỹ năng để lập  được biên bản đối chiếu công nợ theo quy định pháp luật đúng quy chuẩn, đảm bảo tính chính xác cao.  

>>> Xem thêm: Sự khác biệt cơ bản giữa lợi nhuận gộp và thu nhập ròng

Trong bất kỳ lúc nào, nếu bạn đang có bất cứ thắc mắc nào liên quan dịch vụ kế toán thuế uy tín tphcm, dịch vụ hoàn thuế gtgt, dịch vụ kế toán thuế, tư vấn thuế miễn phí, dịch vụ khai thuế, quyết toán thuế và các vấn đề khác có liên quan bạn có thể liên hệ tới TIM SEN thông qua tổng đài 028.71 069 069 – 0903 016 246 (24/7) để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí!

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ :

CÔNG TY TNHH TIM SEN

• Địa chỉ: Tòa nhà Hoàng Anh Safomec, Số 7/1 Thành Thái, Phường 14, Quận 10, Tp.HCM, Việt Nam.
• Điện thoại: (028) 71 069 069 – Hotline : 0903 016 246
• Email : info@timsen.vn