“Đối chiếu công nợ là gì?”, “nguyên tắc, mục đích, các bước đối chiếu công nợ là gì?” hay trong “biên bản đối chiếu công nợ thường có những lỗi sai nào?” Nếu đây là những vấn đề mà doanh nghiệp đang quan tâm thì đừng bỏ qua bài viết mà Công ty Tim sen chia sẻ bên dưới!
Đối chiếu công nợ là gì?
Khái niệm “đối chiếu công nợ là gì?” là một trong những nội dung được các doanh nghiệp quan tâm nhiều nhất khi kinh doanh.
Đối chiếu công nợ là thao tác so sánh các khoản công nợ của doanh nghiệp được lưu trên sổ sách với các số liệu trên thực tiễn và hợp đồng khi thực hiện các giao dịch. Khi đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ các chứng cứ đã được xác nhận bởi các bên liên quan nhằm làm bằng chứng về tính xác thực của các số liệu trên sổ sách.
Đối chiếu công nợ và bảng đối chiếu công nợ là gì trong tiếng Anh ?
Vậy, đối chiếu công nợ là gì trong tiếng Anh? Có khá nhiều từ ngữ trong tiếng Anh dùng để diễn tả “công nợ” như: indebtedness, investments, entire, wages, liabilities, mortgage, dept. Tuy nhiên, debt là từ được dùng phổ biến nhất bởi tính dễ nhớ, dễ đọc.
Theo đó, trong tiếng Anh, đối chiếu công nợ hay bảng đối chiếu công nợ là Debt Comparison.
Nguyên tắc đối chiếu công nợ
Sau khi hiểu được đối chiếu công nợ là gì, chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu nguyên tắc đối chiếu công nợ. Cụ thể, khi thực hiện đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cần tuân thủ những nguyên tắc sau:
- Đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về chủ thể đối chiếu công nợ.
- Nội dung thực hiện đối chiếu công nợ không được trái với các giá trị đạo đức xã hội cũng như không trái với quy định của pháp luật.
- Nguyên tắc đối chiếu công nợ giữa các bên phải được phải hoàn toàn dựa trên tinh thần tự nguyện, công bằng và tôn trọng lẫn nhau.
- Việc thực hiện đối chiếu công nợ phải được lập thành văn bản, được gọi là biên bản đối chiếu công nợ. Theo đó, biên bản đối chiếu công nợ là văn bản hoặc các hình thức tương đương khác, được xác lập để làm căn cứ kiểm tra tình trạng thực hiện thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên.
>>> Xem thêm: Những khoản chi tài trợ được tính vào chi phí khấu trừ là gì
Mục đích của việc lập biên bản đối chiếu công nợ là gì?
Biên bản đối chiếu công nợ giữa nhà cung cấp và khách hàng có vai trò quan trọng đối với việc quyết toán thuế. Đây chính là căn cứ để bên mua và bên bán kiểm tra tình hình thanh toán tiền hàng, đặc biệt là đối với việc thanh toán cho những hóa đơn giá trị gia tăng mang giá trị từ 20 triệu đồng trở lên có được thực hiện theo đúng quy định hay không.
Ngoài biên bản xác nhận công nợ, biên bản đối chiếu công nợ cũng giúp kế toán viên kiểm soát tình hình thanh toán các khoản nợ giữa doanh nghiệp và khách hàng, nhà cung cấp theo nội dung hợp đồng kinh tế đã ký cũng như tính xác thực của số nợ còn lại.
Hướng dẫn thực hiện đối chiếu công nợ
Đối với công nợ phải thu
Đầu tiên, doanh nghiệp cần thực hiện đối chiếu và xác nhận công nợ phải thu bằng cách in và gửi đến khách hàng các chứng từ sau:
- Biên bản đối chiếu công nợ: Khách hàng xác nhận công nợ, sau đó gửi lại cho doanh nghiệp.
- Sổ chi tiết công nợ phải thu/Thông báo công nợ: Để khách hàng thực hiện kiểm tra và đối chiếu nếu có sự chênh lệch.
Nếu sau khi gửi chứng từ, đôi bên nhận thấy có sự chênh lệch thì doanh nghiệp cần tiến hành chỉnh sửa sao cho đúng với thực tế.
Cuối cùng, doanh nghiệp lưu lại biên bản đối chiếu công nợ đã được xác nhận bởi khách hàng nhằm phục vụ cho hoạt động quyết toán báo cáo tài chính sau này.
>>> Xem thêm: Một số lưu ý khi xử lý nợ khó đòi
Đối với công nợ phải trả
Tương tự đối với công nợ phải thu, doanh nghiệp đối chiếu và xác nhận công nợ phải trả bằng cách in và gửi đến Nhà cung cấp các chứng từ sau:
- Biên bản đối chiếu công nợ: Nhà cung cấp xác nhận công nợ, sau đó gửi lại cho doanh nghiệp.
- Sổ chi tiết công nợ phải thu: Nhà cung cấp thực hiện kiểm tra và đối chiếu nếu có sự chênh lệch.
Trường hợp công nợ có sự chênh lệch, doanh nghiệp cần tiến hành chỉnh sửa sao cho đúng với thực tế.
Cuối cùng, doanh nghiệp lưu lại biên bản đối chiếu công nợ đã được xác nhận bởi Nhà cung cấp nhằm phục vụ cho hoạt động quyết toán báo cáo tài chính sau này.
Những lỗi sai thường gặp trong biên bản đối chiếu công nợ là gì?
Những lỗi sai trong việc lập biên bản đối chiếu công nợ thường xảy ra ở những khoản nợ phải thu chưa có đủ biên bản đối chiếu công nợ theo quy định tại thời điểm cuối năm:
- Tỷ lệ khách hàng phản hồi thư xác nhận công nợ thấp, khiến việc quản lý công nợ gặp nhiều sai sót.
- Giữa biên bản đối chiếu công nợ và sổ kế toán có sự chênh lệch về công nợ doanh nghiệp phải thu của khách hàng nhưng chưa xác định được nguyên nhân.
- Phần lớn các doanh nghiệp xây dựng không có đối chiếu công nợ hoặc đối chiếu nhưng có sự chênh lệch, thậm chí nhiều khoản công nợ không có đối tượng cụ thể, rõ ràng như ở các mô hình doanh nghiệp khác.
Để tránh xảy ra sai sót khi lập biên bản đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu liên quan. Hoặc đơn giản hơn, doanh nghiệp có thể dùng đến sợ trợ giúp của các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp nhằm đảm bảo tính hiệu quả, tránh gặp phải những rủi ro không mong muốn.
>>> Tham khảo ngay: Cách xác định doanh thu chính xác nhất hiện nay
Mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất
Dưới đây là mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất 2021, doanh nghiệp có thể tham khảo:
Trên đây là toàn bộ những chia sẻ của Công ty Tim Sen về đối chiếu công nợ. Hy vọng những thông tin này có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn đối chiếu công nợ là gì cũng như có thêm kiến thức, kỹ năng để lập được biên bản đối chiếu công nợ đúng quy chuẩn, đảm bảo tính chính xác cao.
>>> Xem thêm: Sự khác biệt cơ bản giữa lợi nhuận gộp và thu nhập ròng
